Pre Mortem Meeting – Dalam sebuah proyek, kegagalan sering kali bukan terjadi karena tim tidak bekerja keras. Masalah justru bisa muncul karena risiko yang sejak awal tidak pernah dibicarakan. Ketika proyek sudah berjalan, barulah tim menyadari ada masalah pada komunikasi, sumber daya, target, pembagian tugas, atau keputusan yang ternyata kurang tepat.

Di sinilah Pre Mortem Meeting menjadi pendekatan yang menarik untuk digunakan. Berbeda dengan evaluasi setelah proyek selesai, pre-mortem dilakukan sebelum proyek dimulai. Tim diajak membayangkan bahwa proyek tersebut sudah gagal, kemudian mencari tahu apa saja yang mungkin menjadi penyebabnya.

Cara berpikir seperti ini membuat tim tidak hanya sibuk membicarakan bagaimana proyek akan berhasil. Mereka juga belajar melihat kemungkinan bahwa sesuatu bisa berjalan tidak sesuai rencana.

Apa Itu Pre Mortem Meeting?

Pre Mortem Meeting adalah pertemuan yang dilakukan sebelum proyek dimulai untuk mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab kegagalan.

Sederhananya, anggota tim diajak membayangkan kondisi beberapa bulan ke depan. Proyek sudah selesai, tetapi hasilnya ternyata tidak sesuai harapan. Setelah itu, tim mendiskusikan pertanyaan sederhana: “Apa yang menyebabkan proyek ini gagal?”

Pertanyaan tersebut terlihat sederhana, tetapi dapat membuka pembicaraan yang sering terlewat dalam rapat perencanaan biasa.

Orang yang biasanya diam dapat menyampaikan kekhawatirannya. Anggota tim yang melihat risiko dari sisi operasional bisa memberikan perspektif berbeda. Bahkan masalah kecil yang awalnya dianggap tidak penting dapat terlihat sebagai sesuatu yang berpotensi mengganggu keseluruhan proyek.

Pendekatan ini sejalan dengan perhatian Sinergi Corpora Indonesia terhadap kemampuan leader dalam melakukan manajemen risiko, menyelesaikan masalah secara solutif, serta mengambil keputusan berdasarkan data dan realita.

Mengapa Pre Mortem Meeting Penting?

Perencanaan proyek biasanya lebih banyak membahas target, jadwal, pembagian pekerjaan, dan strategi untuk mencapai hasil. Semua itu memang penting. Namun, proyek yang terlihat baik di atas kertas belum tentu bebas dari risiko.

Pre-mortem memberikan ruang bagi tim untuk membicarakan hal-hal yang mungkin tidak berjalan sesuai rencana sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi.

Misalnya, sebuah tim sedang mempersiapkan peluncuran produk baru. Target sudah ditentukan, jadwal sudah dibuat, dan masing-masing orang sudah mendapatkan tugas. Namun dalam pre-mortem meeting, tim menemukan kemungkinan bahwa materi promosi terlambat, koordinasi antarbagian tidak berjalan lancar, atau keputusan penting terlalu lama menunggu persetujuan.

Masalah tersebut mungkin terlihat sederhana. Tetapi jika tidak diantisipasi, keterlambatan satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.

Dengan membicarakannya lebih awal, tim memiliki kesempatan untuk membuat langkah pencegahan.

Pre Mortem Membantu Tim Melihat Risiko dari Banyak Sudut

Salah satu kekuatan pre-mortem adalah melibatkan perspektif orang yang berbeda. Setiap anggota tim memiliki pengalaman, tanggung jawab, dan cara melihat masalah yang tidak selalu sama.

Orang dari bagian operasional mungkin melihat risiko pada proses kerja. Tim marketing bisa melihat kemungkinan masalah dari sisi pelanggan. Bagian keuangan mungkin lebih memperhatikan anggaran. Sementara leader dapat melihat risiko yang berkaitan dengan target dan pengambilan keputusan.

Karena itu, diskusi tidak seharusnya hanya di dominasi oleh satu orang.

Sinergi Corpora Indonesia juga menekankan pentingnya komunikasi terbuka, kolaborasi, pembagian tanggung jawab, serta keterlibatan anggota tim dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan.

Ketika setiap orang memiliki ruang untuk menyampaikan pandangan, potensi masalah yang sebelumnya tidak terlihat bisa muncul lebih cepat.

Bagaimana Cara Melakukan Pre Mortem Meeting?

Pre Mortem Meeting tidak harus menjadi rapat yang panjang dan rumit. Yang terpenting adalah tim memiliki pertanyaan yang tepat dan suasana diskusi yang cukup terbuka.

Pertama, tentukan proyek yang akan di jalankan dan hasil yang ingin di capai. Setelah itu, ajak seluruh anggota tim membayangkan bahwa proyek tersebut sudah selesai, tetapi hasilnya gagal.

Kemudian tanyakan kepada tim, “Apa yang kemungkinan besar menyebabkan proyek ini gagal?”

Biarkan setiap orang menyampaikan kemungkinan masalah tanpa langsung menghakimi atau membantahnya. Setelah berbagai risiko terkumpul, kelompokkan masalah berdasarkan tingkat dampak dan kemungkinan terjadinya.

Tahap berikutnya adalah menentukan tindakan pencegahan. Tidak semua risiko harus di tangani dengan cara yang sama. Fokuskan perhatian pada risiko yang paling mungkin terjadi atau memiliki dampak besar terhadap proyek.

Terakhir, masukkan langkah pencegahan tersebut ke dalam rencana kerja. Dengan begitu, hasil pre-mortem tidak berhenti sebagai pembicaraan dalam rapat, tetapi benar-benar menjadi bagian dari pelaksanaan proyek.

Coach Dian Saputra: Trainer/Motivator yang Membantu Mengembangkan Leadership dan Problem Solving

Coach Dian Saputra sebagai Trainer/Motivator menjelaskan bahwa kemampuan leadership dalam menghadapi tantangan kerja tidak hanya berkaitan dengan memberikan instruksi, tetapi juga bagaimana seorang leader membantu tim berpikir, mengambil keputusan, menyelesaikan masalah, dan bertanggung jawab terhadap hasil. Pendekatan pengembangan leadership dan teamwork yang di tampilkan Sinergi Corpora Indonesia juga menempatkan komunikasi, problem solving, pengambilan keputusan, manajemen risiko, serta kemampuan membangun tim sebagai bagian penting dalam pengembangan profesional.

Pre Mortem Meeting: Jangan Menunggu Proyek Gagal untuk Belajar

Salah satu kesalahan dalam menjalankan proyek adalah menganggap evaluasi hanya perlu di lakukan setelah pekerjaan selesai.

Evaluasi memang penting, tetapi menunggu sampai masalah terjadi berarti tim sudah kehilangan kesempatan untuk mencegahnya.

Pre-mortem mengubah cara berpikir tersebut. Tim di berikan kesempatan untuk melihat kemungkinan kegagalan sebelum proyek benar-benar berjalan. Dengan begitu, diskusi tidak hanya berorientasi pada target, tetapi juga pada kesiapan menghadapi berbagai kemungkinan.

Hal ini juga membantu membangun budaya kerja yang lebih terbuka. Anggota tim tidak hanya di tuntut untuk mengatakan bahwa semuanya aman, tetapi juga di dorong untuk menyampaikan apa yang menurut mereka perlu di perhatikan.

Budaya seperti ini penting karena masalah yang di bicarakan lebih awal biasanya memiliki lebih banyak pilihan untuk diselesaikan di bandingkan masalah yang baru di ketahui ketika sudah menjadi krisis.

Pre Mortem Bukan untuk Mencari Siapa yang Salah

Hal yang perlu di perhatikan adalah jangan menjadikan pre-mortem sebagai forum untuk mencari kesalahan seseorang.

Fokusnya adalah mencari apa yang bisa membuat proyek gagal, bukan siapa yang harus di salahkan.

Jika suasana rapat terlalu menghakimi, anggota tim justru akan memilih diam. Mereka mungkin mengetahui adanya risiko, tetapi enggan menyampaikannya karena takut di anggap negatif atau tidak mendukung proyek.

Sebaliknya, ketika leader mampu menciptakan komunikasi yang terbuka, tim akan lebih berani menyampaikan kekhawatiran dan menawarkan solusi. Ini sejalan dengan pendekatan leadership yang menekankan kepercayaan, komunikasi sehat, pemberdayaan tim, serta penyelesaian masalah secara solutif.

Kesimpulan

Pre Mortem Meeting bukan cara untuk membuat tim pesimis terhadap sebuah proyek. Justru sebaliknya, metode ini membantu tim menjadi lebih siap.

Dengan membayangkan kemungkinan kegagalan sebelum proyek di mulai, tim dapat menemukan risiko yang mungkin sebelumnya tidak terlihat, mendiskusikan solusi, memperjelas tanggung jawab, dan menyiapkan langkah pencegahan.

Proyek yang baik bukan hanya proyek yang memiliki target jelas. Proyek yang baik juga memiliki tim yang berani melihat risiko, terbuka terhadap masukan, mampu mengambil keputusan, dan siap melakukan penyesuaian ketika kondisi berubah.

Jika di lakukan secara konsisten, pre mortem dapat menjadi bagian sederhana dari budaya problem solving dan manajemen risiko dalam organisasi.

Bangun Tim yang Lebih Siap Menghadapi Risiko dan Tantangan

Perusahaan membutuhkan leader dan tim yang bukan hanya mampu mengejar target, tetapi juga mampu mengantisipasi risiko, mengambil keputusan berdasarkan realita, menyelesaikan masalah, dan bekerja sama secara efektif.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai program pengembangan leadership, teamwork, dan SDM, Anda dapat mengunjungi Jasa Motivator serta mempelajari program dan informasi dari Sinergi Corpora Indonesia.

Konsultasikan kebutuhan training perusahaan Anda bersama Coach Dian Saputra dan tim Sinergi Corpora Indonesia melalui WhatsApp 082245009200.